La gestion des risques en EHPAD constitue un enjeu majeur pour la sécurité des résidents. En effet, d’après une étude menée par notre structure en 2017 [1], chaque année, 13,9 événements indésirables associés aux soins (EIAS) pour 100 résidents-semaines surviendraient en EHPAD, dont 2,7 % seraient considérés comme graves.

En tant que structure régionale d’appui (SRA) à la qualité et à la sécurité des soins, QualiREL Santé a pour mission d’accompagner les structures de santé dans le développement de la culture de la qualité et de la sécurité des soins, qui intègre, entre autres, la culture du travail en équipe [2]. Ce jeu d’évasion (escape game) sur la gestion des risques, constitue un outil de sensibilisation des personnels de santé ludique et innovant au service de la culture de sécurité et du travail en équipe, en complément d’autres ressources proposées déjà par QualiREL Santé sur ces sujets [3]. Cet escape game a été conçu en collaboration avec une société d’événementiel locale (Sharewood’Anim) et un EHPAD de la région (EHPAD de Montfort – Vendée), en vue de maîtriser à la fois les aspects méthodologiques (expertise méthode) et techniques (expertise métier). Cet outil est destiné exclusivement aux EHPAD (dans un premier temps), avec une possible adaptation aux activités de soins de suite et de réadaptation (SSR) et aux soins de longue durée (SLD).

Ce jeu d’évasion (escape game) a pour objectif de sensibiliser le personnel d’EHPAD à la culture de sécurité*, en mettant en avant la plus-value du travail en équipe dans la gestion des risques, en particulier a posteriori (erreurs et événements indésirables).

En tant qu’outil de formation par la simulation, ce jeu permet à un groupe de participants d’endosser plusieurs rôles en vue de résoudre diverses énigmes qui leur apparaissent au fil de la partie.

La mécanique de jeu proposée (scénario, énigmes, etc.) sert de fil rouge aux objectifs et messages pédagogiques en matière de gestion des risques.

* La culture de sécurité intègre 4 composantes :

• Culture du reporting (signalement des erreurs et des événements indésirables associés aux soins)
• Culture juste (équité de traitement du personnel dans le cadre des défaillances humaines : erreurs, transgressions)
• Culture du retour d’expérience (REX) (analyse approfondie des événements indésirables associés aux soins)
• Culture du travail en équipe (travail en équipe efficace : communication, coordination…)

Référence : Enquêtes sur la culture de sécurité. Comprendre et agir. HAS-FORAP. Février 2019

Ce jeu d’évasion (escape game) a été conçu en collaboration avec une agence d’événementiel locale (Sharewood’Anim) et un EHPAD de la région (EHPAD Montfort à Saint-Laurent-sur-Sèvre), grâce à l’organisation de plusieurs réunions de travail et d’une expérimentation “en conditions réelles” au sein de la résidence.

Le jeu d’évasion (escape game) est proposé en 2 versions*, dont la version Classique, téléchargeable depuis la rubrique Liste des fichiers à télécharger en bas de page : cette version comprend le guide d’animation et le contenu de jeu de base (cartes, éléments à imprimer, etc.).

Le jeu d’évasion (escape game) est livré sous forme de guide d’animation, présentant :

• le jeu : explication des règles, présentation des cartes, etc.
• les modalités de préparation du jeu : identification d’un espace adapté, installation du matériel, etc. ;
• les modalités d’animation d’une séance : supervision de la séance, accompagnement des participants (facilitation), débriefing, etc.

La version Plus est composée d’énigmes supplémentaires et d’un kit d’objets additionnels (Cf. Rubrique Modalités d’accès à l’outil ci-dessous).

Le jeu d’évasion (escape game) existe en 2 versions :

• Version Classique : directement téléchargeable depuis la rubrique Liste des fichiers à télécharger ci-dessous
• Version Plus : accessible depuis la boutique en ligne de l’agence d’événementiel locale.

La participation d’un SSIAD aux travaux de la communauté de pratiques est valide après signature d’une charte d’engagement au groupe de travail  par la Direction du SSIAD et  QualiREL Santé.

Les dates des rencontres 2024 seront communiquées directement aux membres de la COP SSIAD. Si vous souhaitez y participer, merci de nous contacter sur contact@qualirelsante.com.

Les nombreux travaux en matière d’analyse des événements indésirables en milieu de soins nous démontrent que leurs causes sont rarement liées au manque de connaissance des professionnels. Défaillance dans l’organisation, absence de vérification, défaut de coordination ou insuffisance de la communication sont le plus souvent à la racine de la survenue de ces événements indésirables et s’inscrivent dans un manque de culture partagée sur la sécurité des soins.

« La culture de sécurité est en ensemble de manières de faire et de penser, qui contribuent à la sécurité du résident et qui sont partagées au niveau de l’organisation (équipe de professionnels, EHPAD). »

Cette culture partagée est essentielle à la pérennité des actions et démarches en matière de qualité et sécurité des soins. Elle contribue implicitement aux performances des organisations et pratiques. Ainsi, connaître son propre niveau de culture sécurité avant de mettre en place des actions pour en favoriser sa progression semble incontournable pour leur réussite.

Après une version du questionnaire « Culture Sécurité » adaptée aux structures hospitalières par le CCECQA et déployée depuis quelques années en France par la Haute Autorité de Santé ; la SRA QualiREL Santé dans le cadre de son programme de recherche EHPAGE à réalisé une validation transculturelle et psychométrique d’une version spécifique du questionnaire Culture Sécurité pour les Etablissements d’Hébergement pour Personnes Âgées Dépendantes.

Les travaux portés en région Pays de la Loire ont permis le lancement du campagne nationale de mesure de la culture de sécurité en EHPAD portée par la FORAP

Les objectifs de la campagne étaient :

• Explorer les perceptions des professionnels sur la sécurité des soins et de l’accompagnement à l’échelle d’un établissement d’hébergement pour personnes âgés dépendantes (EHPAD)
• Sensibiliser les professionnels aux enjeux de la culture sécurité en EHPAD
• Mettre en place des actions pour favoriser la culture sécurité au sein de son établissement
• Participer à un partage d’expériences avec d’autres EHPAD de la région Pays de la Loire

La campagne a mobilisé près de 12 000 professionnels en France dont 1140 professionnels des 44 EHPAD participants de la région Pays de la Loire.

Réunion de lancement du projet (support de présentation à télécharger en bas de page)

Réunion régionale de restitution des résultats (support de présentation à télécharger en bas de page)

Rencontre en présentiel organisée à Angers le 11 octobre 2022

Webinaire national de restitution des résultats en collaboration avec la Haute Autorité de Santé et la DGOS (Ministère de la Santé)

Dans le cadre de la première phase de la gestion de crise, la FORAP, dont QualiREL Santé, a élaboré un ensemble de mémos et ressources pour mettre en œuvre et favoriser le Retour d’Expérience. Ces dernières, pensées pour la mise en œuvre du Retour d’Expérience, constituent une vraie source de repères pour les périodes de réorganisation et de crise. Ainsi, n’hésitez pas à nous solliciter pour identifier la mobilisation possible de ces mémos en particulier sur les sujets du dispositif de gestion de crise, du travail en équipe et du recueil d’expérience des usagers.

Mettre à disposition des ressources et outils pour favoriser la mise en œuvre du retour d’expérience au sein des établissements et structures (REX intermédiaire et REX à distance).

QualiREL Santé insiste sur l’importance de ne pas se précipiter dans la réalisation du Retour d’Expérience en étant toutefois très réactif et structuré dans la préparation et la collecte des données.

Les ressources suivantes sont téléchargeables, en accès libre, en bas de page :

• Mémo « Étapes de sortie de crise » (n°1)
• Check-list « Organisation de la sortie de crise » (n°2)
• Mémo “organiser son REX interne” (n°3)
• Mémo “Parcours traceur” et “Patient traceur” (n°4)
• Mémo “Chronogramme, chronologie des faits et mesures prises” (n°5)
• Chronogrammes illustrés : établissements de santé, santé mentale, SSIAD, EHPAD, handicap, soins primaires (n°5)
• Mémo “Travail en équipe en situation de crise” (n°6)
• Mémo “Évaluation du dispositif de gestion de crise” (n°7)
• Mémo « Mobiliser l’usager et son expérience lors du RETour d’Expérience Covid-19 (structure sanitaire, médico-sociale et exercice coordonné) (n°8)
• Protocole « Recueillir l’expérience de l’usager (n°9)
• Trame de questionnement (n°10)

En complément, deux outils sont accessibles depuis la plateforme e-FORAP pour une saisie en ligne des données : chronogramme (n°5) et travail en équipe (n°6). L’accès à ces deux outils est à demander via ce lien.

Les « décisions nationales Covid-19 » (n°5), la « grille d’analyse du dispositif de gestion de crise COVID19 » (n°7) et les « grilles parcours traceur COVID » (n°4) sont accessibles en partie privée.

Ce kit d’outil a été élaboré par QualiREL Santé et Marie Duvoisin, illustratrice dans le cadre de l’accompagnement des équipes de soins de la région Pays de la Loire au Programme d’Amélioration Continue du Travail en Equipe de la Haute Autorité de Santé.

En parallèle de la déclinaison du Programme d’Amélioration Continue du Travail en Equipe, les différentes équipes au travers des facilitateurs et binômes (rencontres inter-équipes) ont souligné l’importance de la communication pour la réussite du projet. Les besoins étaient de deux ordres :

• Besoin de communication sur le déroulé du projet
• Besoin de sensibiliser les professionnels sur le « ba-ba » du travail en équipe notamment sur les principes de fonctionnement d’une équipe.

Sur ce dernier point, un brainstorming lors d’une rencontre inter-équipes et la collaboration existante avec l’illustratrice Marie Duvoisin (BD « Histoires de patients ») ont permis d’aboutir à cette campagne de communication et son ton volontairement décalé.

Ce kit d’outil de communication a pour objectif de sensibiliser les équipes de soins à la question du travail en équipe, et de leur permettre de se questionner sur leur fonctionnement d’équipe, afin de dégager des pistes d’amélioration.

Les supports s’appuient sur plusieurs dimensions en faveur du travail en équipe :

»L’échange d’information (Communiquer de façon claire et compréhensible, partager les informations pertinentes et essentielles)

»La communication respectueuse

»Se respecter, se connaître : se dire bonjour

»L’alerte (S’alerter et écouter l’alerte, Oser alerter, Oser dire même au chef)

»Etre solidaire et s’entraider

»Avoir des valeurs communes, connues et partagées : la sécurité, c’est l’affaire de tous

»Partager les connaissances et les compétences

»Savoir accueillir les nouveaux arrivants

»Savoir gérer son stress

»Bien définir les rôles et responsabilités de chacun des membres de l’équipe

»Se répartir les tâches

»Faire confiance aux membres de son équipe

»Accepter d’apprendre des autres, même des personnes moins qualifiées que soi-même

Cette campagne de communication permet d’aborder des principes fondamentaux du travail en équipe pour faciliter un premier questionnement par exemple en amont de l’engagement dans un Programme d’Amélioration Continue du Travail en Equipe (PACTE). Tous les principes n’ont cependant pas fait l’objet d’illustrations : l’implication du patient dans sa prise en charge, le leadership, l’importance des briefings/debriefings et du no go, etc.

Des conseils d’utilisation pour bien mener la campagne de communication sont téléchargeables ci-dessous.

Le kit de communication est disponible en version papier (cf. photo ci-dessus) auprès des établissements adhérents, sur simple demande. (contact@qualirelsante.com).

L’amélioration de la qualité et de la sécurité des soins s’appuie sur des approches et hypothèses d’efficacité plurielle [1]:

• Les recommandations ou outils d’aide à la décision reposant sur l’hypothèse que la mise à disposition de la meilleure information fait changer les comportements ;
• La formation continue s’appuyant sur la prise en compte des besoins individuels et l’auto-apprentissage dans un objectif d’amélioration des pratiques professionnelles ;
• Les démarches d’évaluation des pratiques professionnelles permettant d’obtenir des informations sur les pratiques réelles des professionnels et les marges d’amélioration au regard des référentiels ;
• Le patient acteur ou partenaire posant le postulat que l’autonomie du patient et son contrôle sur les soins améliorent les pratiques des professionnels et sécurisent la prise en charge ;
• Le management continu de la qualité et la sécurité des soins induisant le changement du système de soins et des organisations.

De nombreuses études[2] démontrent que chaque approche mobilisée seule est peu efficace sur le  changement des pratiques. L’utilisation simultanée de plusieurs approches ne produit pas systématiquement de meilleurs résultats. Le cas-échéant les facteurs de réussite ne sont pas toujours identifiés.

Plusieurs difficultés à l’appropriation des pratiques par les professionnels sont soulevées :

• La complexité de la médecine et de l’évolution exponentielle des pratiques
• Les freins individuels et collectifs au changement

Par ailleurs, la mesure de l’appropriation des pratiques par les professionnels est parfois difficile à mesurer de par le décalage temporel entre le moment où l’on évalue un éventuel changement de pratique (court terme) et le temps nécessaire à la mise en oeuvre d’un réel changement (en général, plus long).

Il nous appartient donc de pouvoir dépasser ces difficultés et s’intéresser aux conditions sociologiques du changement et à la psychologie des organisations au travail.

Ce séminaire QualiREL Santé intitulé « Favoriser l’appropriation des bonnes pratiques par les professionnels » a permis 

d’aborder ces notions et débattre sur les enjeux de conduite du changement.

• Professeur Leila Moret, Conseiller Scientifique QualiREL Santé – Présidente IRAPS Pays de la Loire
• Patrick Berry, Sociologue
• Laurence Battard, infirmière, CHU de Nantes
• Docteur Jean Tourres, Anesthésiste, Polyclinique de l’Atlantique, Saint Herblain